Es una de las afirmaciones que más se escuchan últimamente: «el teletrabajo ha venido para quedarse». Debido a la situación excepcional a causa del COVID-19 la gran mayoría de empresas se han visto obligadas a experimentarlo y muchas de ellas lo acabarán asumiendo al menos parcialmente, ya que bien implementado mejora y mucho la productividad. En este artículo te vamos a dar las claves informáticas para optimizar tu puesto de teletrabajo en casa. Son muy sencillas.
El teletrabajo ha venido para quedarse
Inistimos con esta frase, ya célebre. Hasta hace unos meses es cierto que el teletrabajo iba aumentando pero lo hacía de forma muy lenta, por ejemplo en países como España.
Con la sufrida pandemia del coronavirus, las medidas de confinamiento primero y de distanciamiento social han abierto la puerta al teletrabajo, haciendo que una cantidad inmensa de empresas recurran a él como única alternativa a bajar la persiana y detener la actividad.
Obviamente el teletrabajo afecta especialmente a todos aquellos trabajos de diseño, producción, gestión, asesoría, programación o cualquier servicio que se realice en oficina o despacho.
Y esto no incluye solo a trabajos relacionados con la informática o las telecomunicaciones, sino a muchísimos otros sectores, como el comercial, publicitario, banca, seguros, arquitectura, etc.
E igualmente a numerosos tipos de puesto de trabajo, independientemente del sector, como los recursos humanos, contabilidad, alta y media dirección, etc.
En algunos casos el teletrabajo puede llegar a asumir incluso la mayor parte del tiempo de trabajo del empleado, como puede ser un diseñador, mientras que en otros se prevé una combinación entre una parte del tiempo teletrabajando y otra desarrollada en la empresa, para reuniones, presentaciones, puestas en común, contactos con clientes, etc.
Ventajas del teletrabajo
Las ventajas que puede ofrecer el teletrabajo son muchas, tanto para las empresas como para los empleados, incluyendo a los trabajadores autónomos.
Ventajas para las empresas
- Aumento productividad trabajadores
- Aumento del bienestar y empatía de los trabajadores con la empresa
- Ahorro de costes en sedes, necesidades menores de amplitud oficinas
- Ahorro de costes de gastos ordinarios (luces, aire acondicionado, limpieza, etc.)
- Disminución de accidentes laborales
Ventajas para los trabajadores
- Eliminación de pérdida de tiempo en desplazamiento a la empresa
- Posible reducción gastos dietas (almuerzos, comidas..)
- Flexibilidad de horarios
- Auto-gestión del tiempo
- Mejor conciliación vida personal/familiar
- Aumento del tiempo libre
Este análisis lo hemos realizado nosotros mismos, a partir de cuestiones bastante obvias, muchas de ellas, porque las vivimos en primera persona, ya que en Eclipse Informática hace tiempo que nos adaptamos al teletrabajo, con grandes resultados.
Pero en otras páginas más especializadas, se puede ampliar información más profesional al respecto, como Economipedia, Cepymenews o Coinc.
Desventajas del teletrabajo
Todo tiene sus pros y sus contras. Aunque el objeto de este artículos no es hacer un análisis de las ventajas y desventajas del teletrabajo, al menos enumeramos también las posibles desventajas para terminar de contextualizar.
Aunque hay que decir que la mayoría de las desventajas están asociadas a un mal uso del teletrabajo, que se puede dar desde ambas partes:
- Abusos de la empresa, exigiendo demasiado al trabajador o poniendo una carga de trabajo excesiva e inviable, que «obligue» a este a trabajar más horas de las debidas y a sufrir presión y estrés
- Abusos del trabajador, que se aproveche de no tener una «vigilancia» directa y no se centre en realizar las labores que se le piden, reduciendo en estos casos su productividad
La posible desventaja más lógica y general podría ser la pérdida de relación entre trabajadores de la empresa, derivando en una baja identificación con la misma.
Pero para esto la solución es sencilla, ya que como hemos explicado, en muchos casos la mejor fórmula es una combinación de teletrabajo con un porcentaje de tiempo (por ejemplo semanal) de asistencia al centro de trabajo de la empresa.
En cualquier caso, para que el teletrabajo sea eficaz, el puesto de trabajo en casa debe reunir unas condiciones que permitan trabajar con comodidad, velocidad, seguridad y eficacia.
A continuación vamos a ver qué tener en cuenta y cómo llevarlo a cabo.
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Teletrabajo con ordenador
En la mayoría de casos, el teletrabajo se realiza con un ordenador, ya que el de un informático, el de un contable o el de un arquitecto.
Y el rendimiento, fiabilidad, seguridad y condiciones de estos equipos informáticos van a determinar en gran parte el éxito del teletrabajo, haciendo que pueda aumentar notablemente la productividad o por el contrario acabar con ella.
Vamos a ver algunas de las claves para tener y mantener un puesto de teletrabajo en casa óptimo, que nos permita rendir y producir al máximo.
* Algunas de estas claves, según el sector, el tipo de trabajo o el cargo, serán responsabilidad de la empresa, del empleado, o podrían no ser necesarias en ciertos casos.
El espacio de trabajo
Antes de entrar en la parte informática, hay que hacer hincapié en algo tan esencial como el espacio de trabajo.
Es sumamente importante de disponer de un espacio concreto dentro de la casa para asociar ese lugar al trabajo y crear el hábito. Es una cuestión de funcionamiento del cerebro.
No tiene por qué ser una habitación exclusiva, pero es fundamental que tengamos un espacio, con una mesa, lo más amplia posible, donde podamos ubicar el equipamiento informático y otros elementos que podamos necesitar.
¡No a los muebles de ordenador!
Los muebles de ordenador de sobremesa son los menos indicados para colocar una torre. Es inexplicable pero esto ocurre desde que se popularizaron hace ya varias décadas.
Una torre de ordenador estándar necesita espacio por tres de sus cuatros laterales (todos los que incluyen rejillas) para una correcta ventilación y, en general, para que no esté encajonada y no sufra altas temperaturas.
Lo mejor, una mesa convencional robusta y amplia, y la torre en el suelo sobre una madera (siempre una superficie fija y estable sin contacto directo con el suelo).
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La fiabilidad es clave
Cuando adquirimos un ordenador (especialmente de sobremesa, pero también ocurre con los portátiles), prestamos mucha atención a la «potencia» del mismo, pero no prestamos ninguna a la fiabilidad.
¿Por qué? Porque es mucho más fácil enumerar los megas de memoria, y los gigas de disco duro que explicar lo fiable que resulta un componente por su bajo índice de averías en los últimos años.
De hecho, prácticamente ningún usuario básico sabe que la placa base es el componente principal de un ordenador, ya que ni se se especifica habitualmente en las fichas técnicas en las tiendas…
O por ejemplo, la memoria, de la que siempre nos fijamos en la capacidad (los megas), y nunca en la fiabilidad, cuando es uno de los componentes más problemáticos con el paso del tiempo.
Nuestro consejo
A la hora de adquirir un ordenador, especialmente para trabajo, ya sea PC o portátil, deberemos preguntar al vendedor por la calidad y fiabilidad de sus componentes.
Un buen vendedor nos hablará sobre esto de por sí, pero en todo caso deberemos de estar atentos y entender que invertir un poco más en fiabilidad a largo plazo será una buena inversión.
Un equipo informático que se avería es un trabajador que deja de producir.
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La velocidad es proporcional al rendimiento
Un ordenador que funciona lento significa perder el tiempo, consumir tu paciencia y desde luego acabar con la productividad.
En resumen hay 2 variables que influyen en la velocidad de un equipo, el hardware y el software.
– El hardware
La mayoría de los ordenadores actuales de sobremesa tienen potencia suficiente para las tareas más comunes que necesita un trabajador. No tanto los portátiles.
En cualquier caso, a la hora de comprar un nuevo equipo deberemos explicar al vendedor qué tipo de tareas realizaremos para obtener un equipo que se adecúe a las mismas.
Un diseñador gráfico necesitará un disco duro y gráfica muy rápidos. Quien trabaje con muchas ventanas, mucha memoria, y un contable, con un disco duro rápido estará más que contento.
Si en una tienda te quieren vender una oferta antes de preguntarte para qué usarás el ordenador, desconfía, desconfía del todo.
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También se da en muchos casos que el equipo que ya tenemos se va quedando antiguo.
Lo conveniente en estos casos es que un profesional determine si vale la pena invertir en ampliar sus componentes (ya sea PC o portátil) u optar por comprar un equipo nuevo.
Por otro lado, muchas veces los equipos van lentos, ya sean nuevos o viejos, pero no es culpa del hardware, sino del software…
– El software
Hasta el ordenador más moderno y potente se colapsa con facilidad con ciertos malwares, convirtiéndose en una máquina lenta y desesperante.
Pues imaginemos entonces cómo afectan los malwares al resto de ordenadores…
Los sistemas Windows, que utilizamos la mayoría, además, tienden a «engrandarse» a base de actualizaciones, instalación de programas, uso de navegador y extensiones, etc. perdiendo poco a poco velocidad.
En resumen, los problemas con el software son muy habituales. Idealmente deberemos tener un técnico informático de confianza, con el que podamos contar, para que:
- Respete nuestros datos personales (aunque parezca mentira, ciertas tiendas o técnicos, los borran sin preguntar)
- Igualmente datos de programas y profesionales
- Respondan con profesionalidad
- Dejen los equipos puestos a punto de forma personalizada (con los programas que tú necesitas)
- Trabajen de forma rápida (nadie quiere estar 2 semanas sin equipo, ¿verdad?
En Eclipse Informática, de hecho, muchos clientes apuestan por la prevención, haciendo chequeos anuales, que muchas veces hacen coincidir con sus vacaciones.
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La seguridad, o cómo no provocar una crisis a la empresa
Las grandes empresas saben esto muy bien, y por lo general, se aseguran que todos los equipos informáticos que sus empleados utilizan para el teletrabajo dispongan de las medidas de seguridad necesarias.
Especialmente aquellas empresas que trabajan con datos personales, en desarrollo, investigación, etc.
Pero en el caso de empresas pequeñas, y por supuesto, los autónomos, hay una gran desprotección y desconocimiento al respecto. ¿Qué hacer?
Lo mejor para tener y mantener un equipo seguro es seguir 2 pasos:
- Sentido común y prudencia. Los ataques informáticos y el malware siempre está al acecho. Debemos de ser cuidados al abrir emails, navegar, etc. porque incluso con los mejores antivirus siempre hay un riesgo. Si tenemos la posibilidad de utilizar un ordenador distinto para uso personal, mejor que mejor.
- Ponerse en manos de profesionales. Un técnico informático nos podrá orientar mejor acerca de las soluciones de seguridad, según nuestro tipo de trabajo. Antivirus de un tipo u otro, firewall, control de acceso, backups… hay muchas medidas y softwares, y un profesional nos dirá las necesarias para nuestro caso.
Las copias de seguridad
En Eclipse Informática hemos visto literalmente a personas llorar por perder todos los datos o imágenes de una vida, por no haber hecho una copia de seguridad…
En el entorno profesional, una pérdida de datos puede suponer hasta la muerte de una empresa, por lo que no es ninguna broma
En algunos puestos de teletrabajo se trabaja en la nube y la empresa se encarga de todo esto, pero en pequeñas y medianas empresas normalmente el trabajador debe ser responsable de los datos con los que trabaja, para evitar pérdidas.
Las pérdidas de datos ocurren, y muy a menudo, por diversas causas. Desde ataques de virus, como los famosos ransomware, a fallos en el hardware, con discos duros o pendrives que fallan.
No tener un sistema de copias de seguridad cuando se trabaja a diario con ordenador, es como ir en coche sin el cinturón de seguridad.
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Incluso, además de la pérdida de datos, otro problema frecuente es la «sobreescritura», por la cual perdemos versiones antiguas de archivos que finalmente necesitamos.
Ni siquiera la nube está exenta de riesgos de pérdida, sino que también está expuesta a dichas pérdidas.
Todo esto es solucionable con un buen sistema de gestión de copias de seguridad.
Dicho esquema variará según el uso que hagamos de los datos, por lo que se recomienda que se realice siempre por un experto.
En todo caso, en Eclipse Informática siempre recomendamos copias de seguridad dobles (ordenador-unidad externa, que evita virus) y triples (ordenador-unidad-externa-unidad fuera del hogar/nube, que evita además de virus, robos e incendios) para garantizar la integridad de los datos.
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Más información
Trabajar con dos pantallas
Esto es algo que mucha gente desconoce y que es posible realizar con cualquier ordenador, ya sea de sobremesa o portátil.
El utilizar dos pantallas nos permite duplicar el número de ventanas que podemos ver a la vez, y minimizar los siempre incómodos y perezosos clics para cambiar de una aplicación a otra.
Algo tan sencillo como esto puede aumentar increíblemente la productidad, especialmente en trabajos que requieren el uso de varias aplicaciones a la vez, o de varias ventanas de navegador.
A la hora de adquirir una segunda pantalla, deberemos fijarnos en los conectores que tiene nuestro equipo, ya que estos varían entre ninguno, uno o varios del tipo HDMI (como el de las teles), DVI (similar al HDMI pero sin sonido) y VGA (de menor calidad, más antiguo, pero más compatible con equipos viejos).
La configuración no es complicada, y se puede seguir cualquier tutorial de internet, según nuestro sistema operativo o, por supuesto, dejarlo en manos de un técnico.
Quienes han probado a trabajar con dos pantallas, ya no vuelven a hacer con una nunca más.
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Un teclado cómodo por favor
El teclado es un elemento sencillo y barato, que a veces descuidamos por completo.
Depende del tipo de trabajo, nuestras tareas estarán más basadas en ratón (como la de un diseñador o arquitecto) o en teclado (como las de un periodista o programador).
Si debemos escribir a menudo, es fundamental disponer de un teclado cómodo, ya que nos permitirá hacerlo de forma mucho más rápida.
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Y esto es aplicable también a los portátiles, cuyos teclados muchas veces son muy pequeños por temas de espacio, y carecen de ciertas teclas o estas están dispuestas demasiado cerca.
Para unos y para otros, hay que hacerse con un buen teclado, y con una inversión mínima, crecerá nuestra productividad enormemente.
En el caso de los portátiles, simplemente conectaremos el nuevo teclado por USB (mediante cable o de forma inalámbrica con un receptor) o bluetooth y trabajaremos con él.
Atención a las webcam
Las webcam para videoconferencia son muy habituales en el teletrabajo.
Los portátiles las traen incorporadas y de buena calidad habitualmente, mientras que en los sobremesa deberemos hacernos con una.
Cualquiera de las grandes marcas tradicionales ofrece en la actualidad modelos de buena calidad, por lo que no suele haber problema en este sentido.
Respecto a las webcam, más bien queremos recordar que si estamos en casa, cualquier virus o hackeo podría tomar el control de nuestra webcam y ver y grabar todo aquello que esta alcance.
Por tanto, nuestra recomendación es girarla contra la pared o tapar la lente cuando no la usemos. Incluso deberíamos desconectarla si queremos protegernos también de la posible grabación de audio.
¡Mucho ojo, estas cosas ocurren más de lo que se piensa!
La tablet, buen aliado para el teletrabajo
Las tablet pueden ser un gran complemento en muchos tipos de teletrabajos, especialmente para aquellos creativos y «de pensar».
Muchas veces nos saturamos en nuestro puesto de trabajo, y tras unas horas, si el trabajo o tarea requiere pensar, programar o ser creativo, acabamos por estancarnos.
En estos casos, una de las grandes ventajas del teletrabajo es que podemos distribuirnos las horas de trabajo a lo largo del día o semana a nuestra manera.
Si uno mismo se da cuenta de que ya no avanza, ¿por qué no hacer una parada, desconectar y tomarse un café?
Puedes pasar un rato relajándote en la terraza o jardín, dar un paseo, ver la televisión o internet, pasar un rato con tu familia, etc. y en cualquier momento, ya relajado, puede volverte la inspiración.
En estos casos, disponer de una tablet es muy útil, ya que puedes utilizarla tanto para relajarte navegando por internet, redes sociales o Youtube (de forma mucho más cómoda que con el móvil), como para retomar el trabajo por donde lo dejaste con una nueva idea.
Una tablet también te permite ver contenido en internet de forma relajada acerca de tu sector o profesión. Recuerda, la formación y especialización hoy en día es fundamental.
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Por su versatilidad muchos optan por una tablet y en Eclipse Informática las recomendamos para este tipo de uso (¡mucho más que para entretener a niños pequeños!).
El mantenimiento de una tablet es muy sencillo, similar al de un móvil, aunque para un uso profesional deberían tomarse algunas medidas de seguridad, siendo válidas las explicadas en el punto anterior.
La conexión a internet, clave
Por último, pero para nada menos importante, hablaremos de la conexión a internet, que también puede influir enormemente en la productividad del teletrabajo.
La gran mayoría de teletrabajos requieren de conexión a internet, ya sea para navegar, utilizar programas o acceder a datos de la empresa.
Ni qué decir que una conexión a internet lenta resulta desesperante y nos hace perder minutos y minutos, además de agotar nuestra paciencia y motivación.
Internet, hoy en día, en la mayoría de zonas, incluyendo el 99% de las urbanas, debe funcionar rápido y sin problemas, por lo que si los tienes algo está fallando.
Los factores que deberemos controlar para asegurar una buena conexión son:
- Velocidad de conexión y ping adecuados. Hay muchas utilidades gratuitas en internet (por ej. testdevelocidad.es). Los requisitos mínimos que necesites variarán según el uso de datos que hagas.
- Número de equipos que se conectan al router (entre los cuales se reparte la velocidad)
- Uso de repetidores y puntos de acceso (estos dispositivos producen algo de retardo en la señal y hay que tratarlos con cuidado)
- Calidad del cableado (para conexiones de cable, podría haber limitación innecesaria de velocidad)
- Tarjeta de red 1Gbps (imprescindible hoy en día para aprovechar al máximo la velocidad en conexiones de cable)
- Sistema WIFI (el protocolo usado por router y tarjeta inalámbrica en el portátil determinarán el ancho de banda (velocidad máxima) y la cobertura
- Seguridad WIFI (mucha atención a la seguridad WIFI, cuando se manejan datos confidenciales…)
Una vez más, en la mayoría de casos (salvo el esquema ordenador + cable + router), lo mejor es ponerse en manos de profesionales, para poder disfrutar de una conexión a internet rápida, estable y segura.
Teletrabajo desde casa sí, pero bien
Hemos enumerado los principales factores a tener en cuenta para que el puesto de trabajo en casa pueda estar en óptimas condiciones para ofrecer la máxima productividad en el teletrabajo.
Un teletrabajo que puede ser muy positivo tanto para empleados como para empresas, pero siempre que se garanticen estas condiciones.
Recordamos que todo apunta a que «el teletrabajo ha llegado para quedarse» así que es momento, especialmente para autónomos y pequeñas empresas, de replantearse este sistema.
En Eclipse Informática damos soporte integral y asesoramiento para montar, adaptar o reconstruir espacios de trabajo y sistemas informáticos para el teletrabajo. ¿Te echamos una mano?
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